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Verantwortungsmatrix Arbeitsschutz Vorlage (Excel & PDF) mit Organigramm

Excel-Matrix, die 24 Arbeitsschutzaufgaben den Rollen von Geschäftsführung bis Betriebsrat zuordnet – mit V/D/M/I, Rechtsgrundlage, Turnus, automatischer Fälligkeit und Nachweisort, dazu Rollenliste und PDF mit Organigramm und Druckmatrix.

Stand PDF und ExcelAMS Go Redaktion

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Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine geeignete Organisation mit den erforderlichen Mitteln, eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen (§ 3 Abs. 2 ArbSchG). Verantwortlich sind neben dem Arbeitgeber die Geschäftsführung, Betriebs- und Bereichsleitungen und schriftlich beauftragte Personen – jeweils im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse (§ 13 ArbSchG). Wer wofür zuständig ist, sollte deshalb für jede Aufgabe eindeutig feststehen.

Die Vorlage macht das sichtbar: Die Excel-Matrix ordnet 24 typische Aufgaben – von der Gefährdungsbeurteilung über Unterweisung, Prüfungen und Vorsorge bis zur Unfallanzeige – sieben Rollen zu und hält Rechtsgrundlage, Turnus, letzte Erledigung, nächste Fälligkeit und Nachweisort fest. Ein zweites Blatt sammelt die Personen hinter den Rollen, das PDF enthält ein Organigramm Arbeitsschutz zum Aushängen und eine Druckfassung der Matrix.

Das enthält die Vorlage

  • Excel-Matrix mit 24 vorbelegten Aufgaben, sieben Rollenspalten und Auswahlliste V/D/M/I
  • Spalten für Rechtsgrundlage, Turnus, Intervall, letzte Erledigung, automatisch berechnete Fälligkeit und Status
  • Blatt „Rollen“ mit Namen, Vertretung, Bestellung, Grundlage, Nachweis und fälliger Fortbildung
  • Blatt „Legende“ mit der Bedeutung der Kürzel und Faustregeln für eine eindeutige Zuordnung
  • PDF im Querformat mit Organigramm Arbeitsschutz und Druckmatrix zum Ausfüllen

So nutzt du die Vorlage

  1. 1

    Aufgaben und Rollen anpassen

    Streiche, was im Betrieb nicht vorkommt, und ergänze eigene Aufgaben, etwa aus der Gefährdungsbeurteilung. Benenne die Rollenspalten nach deiner Struktur – zum Beispiel Werkleitung, Schichtleitung oder Haustechnik.

  2. 2

    Zuständigkeiten festlegen

    Vergib je Aufgabe genau ein V und prüfe, ob die Rolle die nötigen Befugnisse und Mittel hat. Wo Unternehmerpflichten übertragen werden, gehört eine schriftliche Pflichtenübertragung dazu. Trage im Blatt „Rollen“ Namen und Vertretungen ein.

  3. 3

    Bekannt machen und nachhalten

    Häng das Organigramm aus, trage die letzte Erledigung ein und behalte Fälligkeit und Status im Blick. Überprüfe die Matrix mindestens einmal im Jahr, etwa im Arbeitsschutzausschuss, und bei jedem Wechsel in einer Rolle.

Aktionsplan in AMS GoAufgaben aus der Matrix als Maßnahmen mit Verantwortlichem, Frist und Priorität zuweisen, automatisch erinnern lassen und je Standort sehen, was offen oder überfällig ist.

Rechtsgrundlagen

  • § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz: geeignete Organisation, erforderliche Mittel, Einbindung in die betrieblichen Führungsstrukturen
  • § 13 Arbeitsschutzgesetz und § 13 DGUV Vorschrift 1: verantwortliche Personen, schriftliche Beauftragung mit Verantwortungsbereich und Befugnissen
  • §§ 2, 5 und 11 Arbeitssicherheitsgesetz: Bestellung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit, Arbeitsschutzausschuss bei mehr als 20 Beschäftigten
  • § 22 SGB VII: Sicherheitsbeauftragte ab regelmäßig 50 Beschäftigten, bei besonderen Gefährdungen ab mehr als 20
  • § 10 Arbeitsschutzgesetz: Benennung von Beschäftigten für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung nach Anhörung des Betriebsrats

Häufige Fragen

Was bedeuten V, D, M und I?

V steht für verantwortlich – die Rolle entscheidet und sorgt dafür, dass die Aufgabe erledigt wird. D führt die Aufgabe durch, M wirkt mit, berät oder ist zu beteiligen, I wird über das Ergebnis informiert. Die Kürzel sind nicht vorgeschrieben; ähnliche Schemata sind als RACI bekannt. Wichtig ist, dass jede Aufgabe genau eine verantwortliche Rolle hat.

Ersetzt die Verantwortungsmatrix die Pflichtenübertragung?

Nein. Die Matrix zeigt, wer wofür zuständig ist. Sollen Führungskräfte Unternehmerpflichten in eigener Verantwortung wahrnehmen, braucht es zusätzlich eine schriftliche Beauftragung, die Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegt und von der beauftragten Person unterschrieben wird (§ 13 Abs. 2 ArbSchG, § 13 DGUV Vorschrift 1).

Wie berechnet die Tabelle die nächste Fälligkeit?

Trage in der Spalte „Intervall (Monate)“ eine Zahl ein, etwa 12 für jährlich, und das Datum der letzten Erledigung. Die Tabelle addiert das Intervall und zeigt als Status „aktuell“, „fällig in ≤ 30 Tagen“ oder „überfällig“. Bei Aufgaben, die nur bei Anlass anfallen, bleibt die Fälligkeit leer.

Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.

Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen

In AMS Go liegt das, was diese Vorlage abbildet, in einem System mit Erinnerungen, Historie und Nachweisen auf Knopfdruck – mobil und mit KI-Unterstützung.

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