Arbeitsschutzorganisation im Betrieb: Rollen, Verantwortung und Abläufe
Wer entscheidet, wer berät, wer setzt um? Eine geeignete Arbeitsschutzorganisation verlangt das Arbeitsschutzgesetz von jedem Betrieb. Die Rollen von Geschäftsführung bis Ersthelfer, Pflichtenübertragung, Kernabläufe, Verantwortungsmatrix und Checkliste.
Zuletzt aktualisiert am 7 Minuten LesezeitAMS Go Redaktion
Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation sorgen, die erforderlichen Mittel bereitstellen und den Arbeitsschutz in die betrieblichen Führungsstrukturen einbinden – je nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten (§ 3 Abs. 2 ArbSchG).
- Verantwortlich sind neben dem Arbeitgeber die Geschäftsführung, Betriebs- und Bereichsleitungen und schriftlich beauftragte Personen im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse (§ 13 ArbSchG); Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt beraten und sind dabei weisungsfrei (§ 8 ASiG).
- Mit der Betriebsgröße kommen Gremien und Beauftragte hinzu: ein Arbeitsschutzausschuss bei mehr als 20 Beschäftigten, der mindestens vierteljährlich tagt (§ 11 ASiG), und Sicherheitsbeauftragte ab regelmäßig 50 Beschäftigten, bei besonderen Gefährdungen schon ab mehr als 20 (§ 22 SGB VII).
- Eine Verantwortungsmatrix ordnet jeder Arbeitsschutzaufgabe Verantwortliche, Mitwirkende, Turnus und Nachweis zu; für die Selbstprüfung der Organisation gibt es den GDA-ORGAcheck mit 15 Bausteinen.
Was ist Arbeitsschutzorganisation?
Arbeitsschutzorganisation regelt, wer im Betrieb welche Aufgaben im Arbeitsschutz hat, mit welchen Befugnissen und Mitteln, und wie die wiederkehrenden Abläufe von der Gefährdungsbeurteilung bis zur Unfallanzeige zuverlässig funktionieren. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt sie ausdrücklich: Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen (§ 3 Abs. 2 ArbSchG).
Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor. Was geeignet ist, hängt von der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten ab: Im Handwerksbetrieb mit zehn Personen genügen klare Zuständigkeiten und ein Jahreskalender, ein Produktionsbetrieb mit mehreren Standorten braucht dokumentierte Rollen, Abläufe und Kontrollen. Ein zertifiziertes Managementsystem nach ISO 45001 ist freiwillig.
Was das Gesetz verlangt
- Organisation und Mittel: eine geeignete Organisation und die erforderlichen Mittel, zum Beispiel Zeit, Budget und Qualifizierung (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG)
- Einbindung in die Führung: Maßnahmen bei allen Tätigkeiten und eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen beachten; die Beschäftigten müssen ihren Mitwirkungspflichten nachkommen können (§ 3 Abs. 2 Nr. 2 ArbSchG)
- Befähigung: Bei der Übertragung von Aufgaben berücksichtigen, ob die Beschäftigten die Bestimmungen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz einhalten können (§ 7 ArbSchG)
- Betreuung: Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich bestellen (§§ 2, 5 ASiG, DGUV Vorschrift 2)
- Notfallorganisation: Beschäftigte für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung benennen, vorher den Betriebsrat hören (§ 10 ArbSchG)
- Dokumentation: Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis ihrer Überprüfung (§ 6 ArbSchG)
Rollen im Arbeitsschutz und ihre Aufgaben
Arbeitgeber, Geschäftsführung
AufgabeTrägt die Gesamtverantwortung: Organisation, Mittel, Auswahl und Kontrolle der Verantwortlichen
Grundlage§§ 3, 13 Abs. 1 ArbSchG
Betriebs- und Bereichsleitung, Meister
AufgabeVerantwortlich im eigenen Bereich im Rahmen der übertragenen Aufgaben und Befugnisse; setzt Maßnahmen um, unterweist, kontrolliert
Grundlage§ 13 ArbSchG, § 13 DGUV Vorschrift 1
Fachkraft für Arbeitssicherheit
AufgabeBerät Arbeitgeber und Führungskräfte, begeht Arbeitsstätten, untersucht Unfallursachen; weisungsfrei und direkt der Betriebsleitung unterstellt
Grundlage§§ 5, 6, 8 ASiG
Betriebsarzt
AufgabeBerät zum Gesundheitsschutz, begeht Arbeitsstätten, führt die arbeitsmedizinische Vorsorge durch
Grundlage§§ 2, 3, 8 ASiG
Sicherheitsbeauftragte
AufgabeUnterstützen ehrenamtlich, achten auf Schutzeinrichtungen und PSA, machen auf Gefahren aufmerksam – ohne Verantwortung und Weisungsbefugnis
Grundlage§ 22 SGB VII
Ersthelfer, Brandschutz- und Evakuierungshelfer
AufgabeÜbernehmen Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung
Grundlage§ 10 ArbSchG, § 26 DGUV Vorschrift 1, ASR A2.2
Arbeitsschutzausschuss
AufgabeBerät Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung, tritt mindestens vierteljährlich zusammen
Grundlage§ 11 ASiG
Betriebsrat
AufgabeSetzt sich für die Durchführung der Vorschriften ein, bestimmt bei Regelungen zum Gesundheitsschutz mit, wird bei Besichtigungen und Unfalluntersuchungen hinzugezogen
Grundlage§§ 87, 89 BetrVG
Beschäftigte
AufgabeSorgen nach Unterweisung und Weisung für ihre Sicherheit, verwenden Arbeitsmittel und PSA bestimmungsgemäß, melden Gefahren und Defekte
Grundlage§§ 15, 16 ArbSchG
Verantwortung übertragen: Linie und Pflichtenübertragung
Arbeitsschutz ist Führungsaufgabe. Führungskräfte tragen schon wegen ihres Weisungsrechts Verantwortung für die Sicherheit in ihrem Bereich. Sollen sie Unternehmerpflichten in eigener Verantwortung wahrnehmen, braucht es eine schriftliche Beauftragung zuverlässiger und fachkundiger Personen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG), die Verantwortungsbereich und Befugnisse festlegt und von der beauftragten Person unterschrieben wird (§ 13 DGUV Vorschrift 1).
- 1
Aufgaben und Bereich abgrenzen
Welche Pflichten, für welchen Bereich, Standort oder welche Schicht – auch an den Schnittstellen zu Nachbarbereichen, Haustechnik und Einkauf.
- 2
Geeignete Person auswählen
Zuverlässig und fachkundig für genau diese Aufgaben; bei Bedarf vorher qualifizieren (§ 7 ArbSchG).
- 3
Befugnisse und Mittel geben
Weisungsrecht, Zeit und ein Budget, über das die Person selbst entscheidet – sonst läuft die Übertragung ins Leere.
- 4
Kontrollieren
Regelmäßig und mindestens stichprobenartig prüfen, ob die Aufgaben erfüllt werden. Die Überwachung von Aufsichtspersonen gehört zu den Aufsichtsmaßnahmen nach § 130 OWiG.
Kernabläufe, die geregelt sein müssen
Organisation zeigt sich in den Abläufen. Für jeden der folgenden Prozesse sollte feststehen, wer verantwortlich ist, wer mitwirkt und wann er fällig wird:
Gefährdungsbeurteilung erstellen und fortschreiben
Anlass oder TurnusVor Aufnahme von Tätigkeiten, bei Änderungen und nach Unfällen
Grundlage§§ 5, 6 ArbSchG
Unterweisung
Anlass oder TurnusVor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen, mindestens jährlich
Grundlage§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1
Prüfung von Arbeitsmitteln
Anlass oder TurnusNach den in der Gefährdungsbeurteilung festgelegten Fristen
Grundlage§§ 3, 14 BetrSichV
Arbeitsmedizinische Vorsorge
Anlass oder TurnusVor Aufnahme bestimmter Tätigkeiten und in regelmäßigen Abständen
Grundlage§§ 4, 5 ArbMedVV
Beschaffung von Arbeitsmitteln, Stoffen und PSA
Anlass oder TurnusVor dem Kauf, mit Beratung durch Fachkraft und Betriebsarzt
Grundlage§§ 3, 6 ASiG
Fremdfirmen und Leiharbeitskräfte
Anlass oder TurnusVor jedem Auftrag bzw. Einsatz
Grundlage§ 8 ArbSchG, § 11 Abs. 6 AÜG
Unfälle und Beinaheunfälle
Anlass oder TurnusUnfallanzeige binnen drei Tagen bei mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit, dann Untersuchung und Maßnahmen
Grundlage§ 193 SGB VII
Begehungen und Wirksamkeitskontrolle
Anlass oder TurnusRegelmäßig nach Jahresplanung, Maßnahmen nachverfolgen
Grundlage§ 3 Abs. 1 ArbSchG, §§ 3, 6 ASiG
Arbeitsschutzausschuss
Anlass oder TurnusMindestens vierteljährlich bei mehr als 20 Beschäftigten
Grundlage§ 11 ASiG
Zuständigkeiten sichtbar machen: Organigramm und Verantwortungsmatrix
Damit alle wissen, an wen sie sich wenden, gehören die Zuständigkeiten aufgeschrieben und bekannt gemacht. Bewährt haben sich zwei Werkzeuge: ein Organigramm Arbeitsschutz mit Namen und Vertretungen und eine Verantwortungsmatrix, die Aufgaben und Rollen gegenüberstellt. Die Kürzel sind frei wählbar, verbreitet ist zum Beispiel:
- V – verantwortlich: entscheidet und sorgt für die Erledigung; je Aufgabe genau eine Rolle
- D – durchführend: erledigt die Aufgabe
- M – mitwirkend: berät oder ist zu beteiligen, etwa Fachkraft, Betriebsarzt oder Betriebsrat
- I – informiert: erhält das Ergebnis
Ergänze je Aufgabe Rechtsgrundlage, Turnus und den Ort, an dem der Nachweis liegt. Überprüfe die Matrix mindestens einmal im Jahr, etwa im Arbeitsschutzausschuss, und bei jedem Wechsel in einer Rolle.
Organisation überprüfen: GDA-ORGAcheck und Kennzahlen
Ob die Organisation trägt, zeigt der Alltag: Sind Unterweisungen und Prüfungen fristgerecht, werden Maßnahmen erledigt, kennen die Beschäftigten ihre Ansprechpersonen? Für eine strukturierte Selbstbewertung wurde im Rahmen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) der GDA-ORGAcheck entwickelt. Er richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen und fragt 15 Bausteine ab, darunter:
- Verantwortung und Aufgabenübertragung, Kontrolle der Arbeitsschutzpflichten
- Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung, Arbeitsschutzausschuss
- Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, arbeitsmedizinische Vorsorge
- Fremdfirmen und Lieferanten, Zeitarbeitnehmer und befristet Beschäftigte
- Erste Hilfe und Notfallmaßnahmen, Planung und Beschaffung
Die Fragen eignen sich auch als jährlicher Tagesordnungspunkt im Arbeitsschutzausschuss. Ergänzend helfen wenige Kennzahlen: der Anteil fristgerecht erledigter Unterweisungen, Prüfungen und Maßnahmen sowie die Entwicklung von Unfällen und Beinaheunfällen.
Checkliste: Arbeitsschutzorganisation
- Organigramm Arbeitsschutz mit Namen, Vertretungen und Erreichbarkeit aktuell und bekannt gemacht
- Verantwortungsmatrix: jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Rolle, einen Turnus und einen Nachweisort
- Pflichtenübertragungen schriftlich, mit Bereich und Befugnissen, unterschrieben
- Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt schriftlich bestellt, Einsatzzeiten geplant
- Sicherheitsbeauftragte bestellt, soweit nach § 22 SGB VII erforderlich
- Ersthelfer, Brandschutz- und Evakuierungshelfer benannt und ausgebildet
- Arbeitsschutzausschuss tagt vierteljährlich (bei mehr als 20 Beschäftigten)
- Kernabläufe mit Verantwortlichen und Fristen geregelt – einschließlich Fremdfirmen und Zeitarbeit
- Mittel für den Arbeitsschutz eingeplant: Budget, Zeit und Qualifizierung
- Organisation jährlich überprüft, zum Beispiel mit dem GDA-ORGAcheck
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Häufige Fragen
Was gehört zur Arbeitsschutzorganisation?
Festgelegte Verantwortliche mit ihren Befugnissen, die Betreuung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, die Notfallorganisation mit Ersthelfern und Brandschutzhelfern, geregelte Abläufe für Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Prüfungen, Vorsorge, Fremdfirmen und Unfälle sowie die Kontrolle, ob all das funktioniert. Grundlage ist § 3 Abs. 2 ArbSchG.
Ist ein Organigramm für den Arbeitsschutz Pflicht?
Ausdrücklich vorgeschrieben ist es nicht. Der Arbeitgeber muss aber für eine geeignete Organisation sorgen, Pflichten schriftlich übertragen, Fachkraft und Betriebsarzt bestellen und Ersthelfer und Brandschutzhelfer benennen. Ein Organigramm oder eine Verantwortungsmatrix ist der einfachste Weg, das übersichtlich darzustellen – auch wenn die Behörde Auskunft über die Organisation verlangt (§ 22 Abs. 1 ArbSchG).
Wer ist im Betrieb für den Arbeitsschutz verantwortlich?
Der Arbeitgeber, bei einer GmbH auch die Geschäftsführung. Daneben sind Betriebs- und Bereichsleitungen im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse sowie schriftlich beauftragte Personen verantwortlich (§ 13 ArbSchG). Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und Sicherheitsbeauftragte beraten und unterstützen – die Verantwortung tragen sie nicht.
Wie oft sollte die Arbeitsschutzorganisation überprüft werden?
Eine feste Frist gibt es nicht. Der Arbeitgeber muss seine Maßnahmen auf Wirksamkeit prüfen und an sich ändernde Gegebenheiten anpassen (§ 3 Abs. 1 ArbSchG). Bewährt hat sich eine jährliche Überprüfung, etwa im Arbeitsschutzausschuss, und eine Anpassung bei jedem Wechsel in einer Rolle, bei Umstrukturierungen und neuen Standorten.
Begriffe aus dem Lexikon
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