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Arbeitsschutz-Jahresplaner Vorlage (Excel) mit Fristen und Monatsübersicht

Excel-Jahresplan für wiederkehrende Arbeitsschutz-Pflichten – vorausgefüllt mit 29 Aufgaben von der jährlichen Unterweisung über ASA-Sitzungen und Feuerlöscher-Wartung bis zur Stapler-Prüfung, mit Rechtsgrundlage, Turnus, nächstem Termin und Monatsmarkierung.

Stand ExcelAMS Go Redaktion

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Im Arbeitsschutz kehren viele Pflichten in festen Abständen wieder: Unterweisungen mindestens einmal jährlich (§ 4 DGUV Vorschrift 1), die Sitzung des Arbeitsschutzausschusses mindestens vierteljährlich (§ 11 ASiG), die Wartung der Feuerlöscher alle zwei Jahre (ASR A2.2), die Prüfung von Staplern und Fahrzeugen mindestens jährlich (DGUV Vorschriften 68 und 70). Verteilt auf Ordner, Kalender und Köpfe gerät leicht ein Termin in Vergessenheit.

Der Jahresplaner bündelt diese Pflichten in einer Excel-Tabelle: 29 wiederkehrende Aufgaben aus Unterweisung, Notfall und Brandschutz, Prüfungen, Organisation und Gesundheit – jeweils mit Rechtsgrundlage, Turnus in Monaten und dem Hinweis, ob es sich um eine Höchstfrist, einen Richtwert oder eine betriebliche Festlegung handelt. Aus dem letzten Termin berechnet die Tabelle den nächsten, zeigt den Status und markiert in zwölf Monatsspalten, wann im Planjahr etwas fällig wird.

Das enthält die Vorlage

  • Excel-Jahresplan mit 29 vorausgefüllten wiederkehrenden Pflichten, Rechtsgrundlage, Turnus in Monaten und Hinweisen
  • Spalte „Art der Frist“: Höchstfrist aus Vorschrift oder Regel, Richtwert oder betriebliche Festlegung
  • Nächster Termin per EDATE und tagesaktueller Status: „Überfällig“, „Fällig in ≤ 30 Tagen“, „Aktuell“ oder „Termin eintragen“
  • Monatsspalten Januar bis Dezember mit automatischer Markierung aller Fälligkeiten im Planjahr – auch bei vierteljährlichem oder mehrjährigem Turnus
  • Blatt „Einstellungen“ zur Wahl des Planjahres und 30 Leerzeilen für eigene Aufgaben

So nutzt du die Vorlage

  1. 1

    Liste anpassen

    Lösche Aufgaben, die in deinem Betrieb nicht vorkommen, und ergänze eigene – etwa Prüfungen von Druckbehältern, Hubarbeitsbühnen oder Brandmeldeanlagen. Richtwerte und betriebliche Festlegungen passt du an Gefährdungsbeurteilung und Herstellerangaben an.

  2. 2

    Verantwortliche und letzte Termine eintragen

    Trage je Zeile die verantwortliche Person und das Datum der letzten Durchführung ein. Nächster Termin, Status und die Markierung ● in den Monatsspalten erscheinen automatisch; im Blatt „Einstellungen“ wählst du das Planjahr.

  3. 3

    Monatlich nachhalten

    Filtere einmal im Monat nach „Überfällig“ und „Fällig in ≤ 30 Tagen“ oder nach der Spalte des kommenden Monats, plane die Termine und trage nach der Erledigung das neue Datum ein. Prüfprotokolle und Unterweisungsnachweise legst du gesondert ab – der Plan ersetzt sie nicht.

Aktionsplan in AMS GoAufgaben mit Verantwortlichen, Fristen und Priorität bündeln, Verantwortliche vor Ablauf der Frist automatisch erinnern lassen und je Standort sehen, was offen, überfällig oder erledigt ist.

Rechtsgrundlagen

  • § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz: geeignete Organisation und erforderliche Mittel für den Arbeitsschutz
  • § 12 Arbeitsschutzgesetz und § 4 DGUV Vorschrift 1: Unterweisung, mindestens einmal jährlich, mit Dokumentation
  • § 3 Abs. 6 und § 14 Betriebssicherheitsverordnung: Art, Umfang und Fristen der Prüfungen von Arbeitsmitteln festlegen
  • § 11 Arbeitssicherheitsgesetz: Arbeitsschutzausschuss tritt mindestens einmal vierteljährlich zusammen
  • ASR A2.2 und ASR A2.3: Brandschutzunterweisung, Wartung der Feuerlöscher und Evakuierungsübungen

Häufige Fragen

Welche Pflichten im Arbeitsschutz fallen jährlich an?

Mindestens jährlich sind unter anderem die Unterweisungen nach § 4 DGUV Vorschrift 1, § 12 BetrSichV und § 14 GefStoffV fällig, die Brandschutzunterweisung nach ASR A2.2 und die Prüfungen von Flurförderzeugen, Fahrzeugen und Kranen durch Sachkundige (DGUV Vorschriften 68, 70 und 52). Der Arbeitsschutzausschuss tagt vierteljährlich, Jugendliche werden halbjährlich unterwiesen. Die Wartung der Feuerlöscher und die Fortbildung der Ersthelfer laufen im Zwei-Jahres-Rhythmus.

Ist ein Jahresplan für den Arbeitsschutz Pflicht?

Einen Jahresplan als eigenes Dokument schreibt kein Gesetz vor. Der Arbeitgeber muss aber für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen (§ 3 Abs. 2 ArbSchG) – und Unterweisungen, Prüfungen und Vorsorge fristgerecht durchführen und dokumentieren. Ein Jahresplan ist das einfachste Werkzeug, um diese Fristen im Blick zu behalten; die Nachweise selbst bleiben Prüfprotokolle und Unterweisungslisten.

Was bedeutet die Spalte „Art der Frist“?

„Höchstfrist“ heißt: Eine Vorschrift oder Regel nennt das Intervall, das nicht überschritten werden soll – etwa längstens ein Jahr für Stapler (§ 37 DGUV Vorschrift 68). „Richtwert“ heißt: Eine Regel, Norm oder Empfehlung nennt einen Orientierungswert, etwa 6 Monate für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3. Bei „betrieblicher Festlegung“ fehlt ein festes Intervall – wie bei Leitern, deren Prüffrist du nach § 3 Abs. 6 BetrSichV in der Gefährdungsbeurteilung festlegst.

Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.

Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen

In AMS Go liegt das, was diese Vorlage abbildet, in einem System mit Erinnerungen, Historie und Nachweisen auf Knopfdruck – mobil und mit KI-Unterstützung.

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