Führerscheinkontrolle Vorlage (PDF & Excel) für Firmenfahrzeuge
Kontrollblatt für die Erstkontrolle und die regelmäßige Führerscheinkontrolle je Fahrer mit Klassen, Gültigkeit und Erklärung zur Meldepflicht – plus Excel-Übersicht aller Fahrer mit nächstem Termin, Status, Umtauschfristen und Klassen.
Stand PDF und ExcelAMS Go Redaktion
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Wer als Halter anordnet oder zulässt, dass jemand ohne die erforderliche Fahrerlaubnis oder trotz Fahrverbots ein Firmenfahrzeug führt, macht sich strafbar: Bei Vorsatz drohen bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe, schon bei Fahrlässigkeit bis zu sechs Monate oder Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen (§ 21 StVG). Deshalb lassen sich Arbeitgeber den Führerschein vor der ersten Überlassung zeigen und wiederholen die Kontrolle regelmäßig – eine feste Frist nennt das Gesetz nicht.
Die Vorlage dokumentiert beides: Das PDF-Kontrollblatt je Fahrerin oder Fahrer hält Klassen, Gültigkeit und Auflagen fest, führt mit einer Checkliste durch die Erstkontrolle, enthält eine Erklärung zur Meldepflicht und bietet Platz für 16 Folgekontrollen. Die Excel-Übersicht berechnet für alle Fahrer den nächsten Kontrolltermin und zeigt den Status – mit den Umtauschfristen alter Führerscheine und den wichtigsten Klassen.
Das enthält die Vorlage
- PDF-Kontrollblatt je Fahrerin oder Fahrer mit den Angaben aus dem Führerschein nach den Feldnummern des Kartenführerscheins
- Checkliste für die Erstkontrolle mit acht Prüfpunkten und Erklärung zur Meldepflicht mit Unterschrift
- Tabelle für 16 wiederkehrende Kontrollen mit Datum, Ergebnis, nächstem Termin und Unterschriften
- Excel-Übersicht aller Fahrer mit nächstem Kontrolltermin per Formel und Status, z. B. „Kontrolle überfällig“ oder „Klasse abgelaufen“
- Tabellenblätter mit den Umtauschfristen nach Anlage 8e FeV und den wichtigsten Führerscheinklassen
So nutzt du die Vorlage
- 1
Vor der ersten Fahrt kontrollieren
Lass dir den Führerschein im Original zeigen, bevor jemand zum ersten Mal ein Firmenfahrzeug fährt. Prüfe Lichtbild, Klassen, Gültigkeit und Auflagen, gehe die Checkliste durch und lass die Erklärung zur Meldepflicht unterschreiben.
- 2
Intervall festlegen und eintragen
Lege fest, wie oft du kontrollierst – in der Praxis hat sich ein halbes Jahr durchgesetzt – und trage es in die Excel-Übersicht ein. Nächster Termin und Status ergeben sich aus dem Datum der letzten Kontrolle.
- 3
Regelmäßig kontrollieren und nachhalten
Filtere einmal im Monat nach „Kontrolle überfällig“ und „fällig“. Trage jede Kontrolle auf dem Kontrollblatt ein und erfasse die Angaben neu, wenn ein neuer Führerschein vorliegt. Wer nicht kontrolliert ist oder dessen Klasse abgelaufen ist, fährt nicht.
Rechtsgrundlagen
- § 21 Straßenverkehrsgesetz: Strafbarkeit des Halters, der das Fahren ohne Fahrerlaubnis oder trotz Fahrverbots anordnet oder zulässt – auch bei Fahrlässigkeit
- § 4 Abs. 2 Fahrerlaubnis-Verordnung: Nachweis der Fahrerlaubnis durch einen gültigen Führerschein
- §§ 23, 24a und Anlage 8e Fahrerlaubnis-Verordnung: Befristung der Lkw- und Busklassen, 15 Jahre Gültigkeit neuer Führerscheine, Umtauschfristen alter Führerscheine
- § 35 DGUV Vorschrift 70: Anforderungen an Fahrzeugführer – Mindestalter, Eignung, Unterweisung und Bestimmung durch den Unternehmer
- Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: Datenminimierung – nur die für die Kontrolle erforderlichen Angaben erfassen
Häufige Fragen
Wie oft muss der Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?
Eine feste Frist steht in keinem Gesetz. Klar ist nur, dass der Führerschein vor der ersten Überlassung des Fahrzeugs vorzulegen ist. Zu späteren Kontrollen gibt es laut Begründung eines Gesetzentwurfs des Bundesrats (BT-Drucksache 21/1386) keine höchstrichterliche Rechtsprechung; in der Praxis hat sich die halbjährliche Kontrolle durchgesetzt. Der Entwurf will klarstellen, dass ohne konkreten Anlass eine einmalige Vorlage genügt – solange § 21 StVG nicht entsprechend geändert ist, bleibt die regelmäßige Kontrolle der sichere Weg.
Darf ich eine Kopie des Führerscheins aufbewahren?
Für den Nachweis genügt es, Vorlage, Klassen, Gültigkeit, Datum und kontrollierende Person zu notieren – genau das hält die Vorlage fest. Die DSGVO verlangt, nur die Daten zu erfassen, die für den Zweck nötig sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c). Ob darüber hinaus eine Kopie erforderlich und zulässig ist, klärst du am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten.
Was gilt, wenn der Führerschein abläuft oder umgetauscht werden muss?
Ab 19. Januar 2013 ausgestellte Führerscheine gelten 15 Jahre, das Ablaufdatum steht in Feld 4b (§ 24a FeV). Die Lkw- und Busklassen C1 bis DE werden längstens für fünf Jahre erteilt, ihr Ablauf steht auf der Rückseite in Spalte 11 (§ 23 FeV). Ältere Führerscheine müssen nach Anlage 8e FeV gestaffelt umgetauscht werden – Kartenführerscheine aus den Jahren 2002 bis 2004 zum Beispiel bis 19. Januar 2027; danach verliert das alte Dokument seine Gültigkeit. Die Excel-Übersicht zeigt drohende Abläufe 90 Tage vorher an.
Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.
Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen
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