Besuchermanagement – erfassen, abmelden, datenschutzkonform
Besucher und Externe gehören zum Betriebsalltag – und ihre Erfassung sollte schnell, übersichtlich und datenschutzkonform sein. Mit AMS Go erfasst du Besucher digital, optional über ein Tablet-Terminal, und die Daten werden nach Ablauf einer Frist automatisch gelöscht.
Passend fürLebensmittelindustrieLogistik & LagerEnergie & Stadtwerke
Deine Vorteile im Überblick
Das Modul ist für den praktischen Einsatz konzipiert – mobil nutzbar und nahtlos in deine bestehenden Prozesse integrierbar.
Schnelle Erfassung
Besucher und Externe mit wenigen Klicks erfassen – in der Webapp oder über das Tablet als Besucherterminal.
Besucherterminal
Mobile App als Selbstbedienung auf dem Tablet: Besucher melden sich selbst an, Begleitperson wird hinterlegt.
Abmeldung & Übersicht
Wer ist noch auf dem Gelände? Abmeldung per Klick – oder automatisch über konfigurierbare Zeiträume.
DSGVO-konforme Löschung
Besucherdaten werden nach Ablauf einer konfigurierbaren Frist automatisch gelöscht – datenschutzkonform.
Sicherheitsunterweisungen
Besucher mit erforderlichen Unterweisungen und Zugangsberechtigungen verknüpfen.
Ergebnis im Alltag
Was du typischerweise gewinnst
- Kein manuelles Ausfüllen von Papierlisten mehr
- Transparenz: Wer ist aktuell auf dem Gelände?
- Automatische Löschung – DSGVO-konform
- Einfache Integration in bestehende Abläufe
So sieht es im Alltag aus
Wer ist gerade auf dem Gelände? Bei einem Feueralarm muss diese Frage in Sekunden beantwortet sein – auch für Besucher, Lieferanten und Fremdfirmen. Papierlisten am Empfang sind unvollständig, schwer lesbar und ein Datenschutzproblem.
Mit dem Besuchermanagement melden sich Gäste am Terminal oder per App an, bestätigen die Sicherheitsunterweisung und werden beim Verlassen abgemeldet. Die Anwesenheitsliste ist jederzeit aktuell, und personenbezogene Daten werden nach Ablauf automatisch gelöscht.
So läuft es in AMS Go
- 1
Anmeldung in Sekunden
Besucher melden sich am Tablet-Terminal, per QR-Code oder vorab per Einladungslink an. Firma, Ansprechperson und Zweck werden erfasst, Fremdfirmen hinterlegen Qualifikationen.
- 2
Unterweisung vor dem Zutritt
Vor dem Betreten bestätigen Gäste die Sicherheits- und Hygieneregeln des Standorts – als Text, Video oder mit Verständnisfragen, in mehreren Sprachen.
- 3
Anwesenheit im Blick
Empfang und Verantwortliche sehen, wer sich wo aufhält. Im Notfall liefert die Evakuierungsliste alle anwesenden Personen auf einen Blick – auch mobil am Sammelplatz.
- 4
Abmelden und löschen
Beim Verlassen werden Gäste abgemeldet. Daten werden nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht; Nachweise über Unterweisungen bleiben anonymisiert erhalten.
Fremdfirmen koordinieren, Daten schützen
Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Ort, müssen die Arbeitgeber zusammenarbeiten und sich über Gefährdungen informieren (§ 8 Arbeitsschutzgesetz, § 6 DGUV Vorschrift 1). Besucherdaten sind personenbezogen: Sie dürfen nur zweckgebunden erhoben und müssen nach Wegfall des Zwecks gelöscht werden (Art. 5 DSGVO). Offene Besucherlisten verstoßen dagegen.
Häufige Fragen zum Modul
Welche Hardware brauche ich für das Terminal?
Ein handelsübliches Tablet mit Browser reicht – auf einem Ständer am Empfang oder am Werkstor. Optional lassen sich Besucherausweise drucken.
Können Besucher vorab eingeladen werden?
Ja. Gastgeber verschicken Einladungen mit Link; Besucher hinterlegen ihre Daten und absolvieren die Unterweisung vorab. Am Tag selbst dauert die Anmeldung wenige Sekunden.
Wie läuft die Evakuierung ab?
Die Evakuierungsliste zeigt alle anwesenden Besucher und Fremdfirmen je Standort. Am Sammelplatz haken Verantwortliche per App ab, wer eingetroffen ist.
Wie lange werden Besucherdaten gespeichert?
So lange, wie ihr es festlegt – zum Beispiel 30 Tage. Danach werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht. Unterweisungsnachweise bleiben anonymisiert erhalten.
Module, die dazu passen
Alle Module greifen ineinander – Maßnahmen, Nachweise und Fristen laufen zentral zusammen.
Schulungsmatrix
Unterweisungen planen und nachweisen
Modul ansehenBegehungsprotokolle
Mobil, strukturiert, nachvollziehbar
Modul ansehenOrdnermanagement
Dokumente strukturiert ablegen
Modul ansehen
Modul live sehen
In einer Demo zeigen wir dir das Modul mit euren Beispielen – in 30 Minuten, ohne Verpflichtung.
