Besucher-Sicherheitsunterweisung Vorlage (PDF) mit Besucherliste
Einseitige Sicherheitshinweise für Besucher mit neun Regeln von Anmeldung und Begleitung über Schutzausrüstung bis zum Verhalten bei Alarm, Feldern für Notrufnummern und Sammelstelle, Unterschrift – und eine Besucherliste mit Kommen und Gehen.
Stand PDFAMS Go Redaktion
Kostenlos: Melde dich einmal zum Newsletter an, dann sind alle Vorlagen in diesem Browser freigeschaltet. Abmelden kannst du dich jederzeit.
Besucher kennen weder die Gefahren deines Betriebs noch Fluchtwege und Sammelstelle. Eine Unterweisungspflicht wie für Beschäftigte (§ 12 ArbSchG) gibt es für sie nicht – verantwortlich bist du trotzdem: Wer Gefahrenquellen beherrscht, muss Dritte im Rahmen der aus § 823 BGB abgeleiteten Verkehrssicherungspflicht schützen, Notfallmaßnahmen müssen die Anwesenheit anderer Personen berücksichtigen (§ 10 ArbSchG), und Unbefugte dürfen gefährliche Betriebsteile nicht betreten (§ 9 DGUV Vorschrift 1).
Die Vorlage fasst die wichtigsten Regeln auf einer Seite zusammen, die Besucher am Empfang erhalten und unterschreiben: Anmeldung, Begleitung, Verkehrswege, Schutzausrüstung, Hausregeln, Verhalten bei Alarm und Unfällen, dazu Felder für Notrufnummern und Sammelstelle. Seite 2 ist eine Besucherliste mit Kommen und Gehen – im Alarmfall die Grundlage, um an der Sammelstelle zu prüfen, ob alle draußen sind. Wer im Betrieb arbeitet, etwa als Monteur einer Fremdfirma, braucht dagegen eine Fremdfirmen-Unterweisung (§ 8 Abs. 2 ArbSchG).
Das enthält die Vorlage
- Seite 1: Sicherheitshinweise für Besucher mit neun Regeln in verständlicher Sprache
- Felder für Notrufnummern, Empfang, Ansprechperson, Sammelstelle und Ersthelfer
- Freitextfeld für standortspezifische Regeln und Verweis auf die Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO
- Bestätigung mit Unterschrift von Besucher/in und Ansprechperson
- Seite 2: Besucherliste für 20 Einträge mit Datum, Firma, Ansprechperson, Kommen, Gehen und Unterschrift
So nutzt du die Vorlage
- 1
An den Standort anpassen
Trage Notrufnummern, Empfang und Sammelstelle ein, ergänze im Freitextfeld besondere Regeln wie Hygienezonen oder Bereiche mit Schutzausrüstungspflicht und hinterlege, wo Besucher die Datenschutzhinweise finden. Dann druckst du einen Vorrat aus.
- 2
Am Empfang aushändigen
Besucher erhalten die Hinweise bei der Anmeldung, lesen sie und unterschreiben. Die Ansprechperson holt den Besuch ab, begleitet ihn in Produktion und Lager und stellt bei Bedarf Schutzausrüstung bereit. Die unterschriebenen Blätter legst du zu den Besucherdaten.
- 3
Besucherliste führen
Am Empfang werden Kommen und Gehen eingetragen. Bei Alarm nimmt jemand die Liste zur Sammelstelle mit und gleicht ab, ob alle Besucher draußen sind. Abgelaufene Blätter vernichtest du nach der festgelegten Löschfrist.
Rechtsgrundlagen
- § 823 Abs. 1 BGB: Grundlage der von der Rechtsprechung entwickelten Verkehrssicherungspflicht – zumutbare Vorkehrungen zum Schutz Dritter vor Gefahren im eigenen Verantwortungsbereich
- § 10 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz: Maßnahmen zur Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung – dabei der Anwesenheit anderer Personen Rechnung tragen
- § 9 DGUV Vorschrift 1: dafür sorgen, dass Unbefugte Betriebsteile nicht betreten, wenn dadurch eine Gefahr entsteht
- ASR A2.2 Nr. 7.1 Abs. 2: Verhaltensregeln im Brandfall aushängen, unter anderem wenn sich häufig Besucher oder Fremdfirmen in der Arbeitsstätte aufhalten
- Art. 13 und Art. 5 DSGVO: Information über die Erhebung der Besucherdaten, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit
Häufige Fragen
Ist eine Sicherheitsunterweisung für Besucher Pflicht?
Eine ausdrückliche Unterweisungspflicht wie für Beschäftigte gibt es für Besucher nicht – § 12 ArbSchG gilt für die eigenen Beschäftigten. Du musst aber Dritte vor Gefahren in deinem Betrieb schützen (Verkehrssicherungspflicht), bei Notfallmaßnahmen auch an andere anwesende Personen denken (§ 10 ArbSchG) und Unbefugte von gefährlichen Bereichen fernhalten (§ 9 DGUV Vorschrift 1). Kurze schriftliche Sicherheitshinweise mit Bestätigung erfüllen diese Aufgaben praktisch und sind im Schadensfall ein Nachweis.
Was ist der Unterschied zur Fremdfirmen-Unterweisung?
Wer im Betrieb arbeitet – etwa Servicetechniker, Monteure oder Reinigungskräfte einer Fremdfirma –, ist Beschäftigter eines anderen Arbeitgebers. Für diese Personen musst du dich vergewissern, dass sie angemessene Anweisungen zu den Gefahren in deinem Betrieb erhalten haben (§ 8 Abs. 2 ArbSchG); dazu gehören die Abstimmung gegenseitiger Gefährdungen und oft Erlaubnisscheine. Dafür ist die Fremdfirmen-Unterweisung gedacht. Die Besucherhinweise richten sich an Gäste, die im Betrieb nicht tätig werden, etwa bei Besprechungen, Audits oder Führungen.
Wie lange darf ich die Besucherliste aufbewahren?
Eine feste Frist nennt die DSGVO nicht. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO) – lege deshalb eine kurze Löschfrist fest und halte sie ein. Informiere Besucher bei der Erfassung über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer (Art. 13 DSGVO) und sorge dafür, dass sie die Einträge anderer nicht einsehen können.
Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.
Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen
In AMS Go liegt das, was diese Vorlage abbildet, in einem System mit Erinnerungen, Historie und Nachweisen auf Knopfdruck – mobil und mit KI-Unterstützung.
Passende Ratgeber
Weitere Vorlagen
- Unterweisung
Unterweisungsnachweis Vorlage (PDF) und Unterweisungsplan (Excel)
PDF + ExcelKostenlos laden - Unterweisung
Fremdfirmen-Unterweisung Vorlage (PDF) mit Teilnehmerliste
PDFKostenlos laden - Unterweisung
Fahrauftrag Stapler Vorlage (PDF) – schriftliche Beauftragung nach DGUV Vorschrift 68
PDFKostenlos laden - Betriebsanweisung
Betriebsanweisung Maschinen Vorlage (PDF) nach § 12 BetrSichV
PDFKostenlos laden
