Unterweisungsnachweis Vorlage (PDF) und Unterweisungsplan (Excel)
Teilnehmerliste mit Thema, Inhalten, Unterweisenden und Unterschriften als PDF – plus Excel-Unterweisungsplan, der zeigt, welche Unterweisung wann für wen fällig ist.
Stand PDF und ExcelAMS Go Redaktion
Unterweisungen sind Pflicht – vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen und mindestens einmal jährlich (§ 12 Arbeitsschutzgesetz, § 4 DGUV Vorschrift 1). Im Streitfall oder bei einer Prüfung zählt aber nur, was dokumentiert ist.
Der Unterweisungsnachweis hält fest, wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde und bestätigt das per Unterschrift. Der Unterweisungsplan im Excel-Format sorgt dafür, dass kein Thema und keine Frist verloren geht.
Das enthält die Vorlage
- PDF-Nachweis mit Thema, Datum, Inhalten und Teilnehmerliste für 14 Personen je Blatt
- Felder für Art der Unterweisung (Erst-, Wiederholungs-, Anlass-Unterweisung) und Dauer
- Excel-Unterweisungsplan mit acht vorbereiteten Themen, Rechtsgrundlage und Turnus
- Spalten für letzte Unterweisung, nächste Fälligkeit und abgelegten Nachweis
So nutzt du die Vorlage
- 1
Themen planen
Trage im Unterweisungsplan alle Themen ein, die sich aus eurer Gefährdungsbeurteilung ergeben, und ordne sie Zielgruppen zu. Acht typische Themen sind vorbereitet.
- 2
Unterweisung durchführen
Fülle den PDF-Nachweis vor der Unterweisung aus: Thema, Inhalte, Unterlagen. Nach der Unterweisung unterschreiben alle Teilnehmenden.
- 3
Nachweis ablegen und Frist setzen
Lege den unterschriebenen Nachweis ab und trage im Plan das Datum und die nächste Fälligkeit ein. So siehst du auf einen Blick, was im nächsten Quartal ansteht.
Rechtsgrundlagen
- § 12 Arbeitsschutzgesetz: Unterweisung
- § 4 DGUV Vorschrift 1: Unterweisung mindestens einmal jährlich, Dokumentation
- § 14 Gefahrstoffverordnung: Unterweisung anhand der Betriebsanweisung
- § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz: Unterweisung Jugendlicher halbjährlich
Häufige Fragen
Muss ein Unterweisungsnachweis unterschrieben werden?
Das Gesetz verlangt eine Dokumentation, keine bestimmte Form. Die Unterschrift der Teilnehmenden ist der übliche und im Streitfall sicherste Nachweis. Digitale Bestätigungen – etwa per App mit Nutzerkonto – sind gleichwertig, wenn nachvollziehbar ist, wer wann bestätigt hat.
Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Üblich sind mindestens zwei Jahre, bei Unterweisungen zu Gefahrstoffen und Biostoffen orientieren sich viele Betriebe an den längeren Fristen für Vorsorge und Expositionsverzeichnisse. Im Zweifel länger aufbewahren – ein Nachweis schadet nie.
Kann die jährliche Unterweisung online stattfinden?
Teilweise. Elektronische Unterweisungen sind zulässig, wenn die Inhalte arbeitsplatzbezogen sind, eine Verständniskontrolle stattfindet und Rückfragen an eine fachkundige Person möglich sind. Praktische Übungen – etwa zu PSA gegen Absturz – lassen sich nicht ersetzen.
Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder, ersetzt aber keine Rechtsberatung und keine Anpassung an den eigenen Betrieb.
Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen
In AMS Go liegt das, was diese Vorlage abbildet, in einem System mit Erinnerungen, Historie und Nachweisen auf Knopfdruck – mobil und mit KI-Unterstützung.
