Schulungsmatrix Vorlage (Excel) mit Fristen und Status

Das enthält die Vorlage

• Schulungskatalog mit 14 vorbereiteten Unterweisungen und Schulungen, Rechtsgrundlage, Zielgruppe und Intervall in Monaten
• Nachweisliste mit Auswahlliste: Intervall aus dem Katalog, nächste Fälligkeit per EDATE und tagesaktueller Status per Formel
• Status „Überfällig“, „Fällig in ≤ 60 Tagen“, „Aktuell“, „Offen“ oder „Erledigt (einmalig)“ zum Filtern
• Matrix Mitarbeitende × acht typische Schulungen mit Zähler für offene und überfällige Schulungen
• Spalten für unterweisende Person, abgelegten Nachweis und Bemerkungen

So nutzt du die Vorlage

1. 1

   Katalog anpassen

   Prüfe den Schulungskatalog anhand eurer Gefährdungsbeurteilung: nicht zutreffende Zeilen löschen, eigene Themen ergänzen, Intervalle festlegen – etwa für Brandschutzhelfer, für die die ASR A2.2 nur einen Erfahrungswert von zwei bis fünf Jahren nennt.

2. 2

   Teilnahmen eintragen

   Wähle in der Nachweisliste je Person die Schulung aus und trage das Datum der Teilnahme ein. Intervall, nächste Fälligkeit und Status füllen sich automatisch. Die unterschriebenen Nachweise bewahrst du weiter auf – die Tabelle ersetzt sie nicht.

3. 3

   Fälligkeiten nachhalten

   Filtere einmal im Monat nach „Überfällig“ und „Fällig in ≤ 60 Tagen“ und plane die nächsten Termine. Neue Beschäftigte trägst du am ersten Tag mit der Erstunterweisung ein.

Rechtsgrundlagen

• § 12 Arbeitsschutzgesetz: Unterweisung bei Einstellung, Veränderungen und neuen Arbeitsmitteln, erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt
• § 4 DGUV Vorschrift 1: Unterweisung mindestens einmal jährlich, Dokumentation
• § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz: Unterweisung Jugendlicher mindestens halbjährlich
• § 14 Abs. 2 Gefahrstoffverordnung: mündliche Unterweisung vor Aufnahme der Beschäftigung und mindestens jährlich, Bestätigung per Unterschrift
• § 26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1: Fortbildung der Ersthelfer in der Regel alle zwei Jahre

Häufige Fragen