Ordnermanagement – Dokumente strukturiert ablegen
Prüfberichte, Unterweisungsnachweise, Fotos und Zertifikate: In der Arbeitssicherheit kommen viele Dokumente zusammen. Mit dem Ordnermanagement legst du sie strukturiert in AMS Go ab – Unterlagen aus den Modulen werden automatisch einsortiert und sind schnell auffindbar.
Passend fürHandwerkLebensmittelindustrie
Ordner
AMS Go
Gefährdungsbeurteilungen
24 Dokumente
- Neu
Prüfberichte
Regalprüfung Halle 2 hinzugefügt
Unterweisungsnachweise
58 Dokumente
Begehungen · Fotos
Automatisch einsortiert
Deine Vorteile im Überblick
Das Modul ist für den praktischen Einsatz konzipiert – mobil nutzbar und nahtlos in deine bestehenden Prozesse integrierbar.
Eigene Ordnerstruktur
Ordner nach Standort, Abteilung oder Thema anlegen – so, wie es zu deinem Betrieb passt.
Automatische Ablage
Bilder und Unterlagen aus Gefährdungsbeurteilungen, Begehungen und weiteren Modulen landen automatisch im passenden Ordner.
Schnell gefunden
Dokumente über die Suche in Sekunden wiederfinden – statt in Laufwerken und E-Mails zu suchen.
Im Büro und mobil
Unterlagen stehen in der Web-App und in der Mobile App zur Verfügung – auch direkt vor Ort.
Revisionssicher archiviert
Dokumente zentral und nachvollziehbar abgelegt – für Audits und Nachweise.
Ergebnis im Alltag
Was du typischerweise gewinnst
- Keine verstreuten Dateien auf Laufwerken mehr
- Unterlagen in Sekunden gefunden
- Einheitliche Ablage über alle Standorte
- Audit-reife Dokumentation
So sieht es im Alltag aus
Bestellungen, Prüfprotokolle, Unterweisungsnachweise, Vorsorgebescheinigungen, Behördenschreiben: Der Arbeitsschutz produziert Dokumente, die bei einer Prüfung in Minuten vorliegen müssen – und die in der Praxis auf Laufwerken, in E-Mails und Ordnern verteilt sind.
Das Ordnermanagement ist das Archiv von AMS Go. Dokumente aus den Modulen werden automatisch richtig abgelegt, eigene Unterlagen ergänzt du per Upload. Zugriffsrechte, Volltextsuche und Versionierung sorgen dafür, dass jede Person findet, was sie sehen darf.
So läuft es in AMS Go
- 1
Struktur festlegen
Du übernimmst unsere Ordnerstruktur nach Themen – Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Prüfungen, Gefahrstoffe, Vorsorge, Unfälle – oder baust eure eigene, je Standort.
- 2
Automatisch ablegen
Begehungsprotokolle, Prüfprotokolle, Unterweisungsnachweise, ASA-Protokolle und Betriebsanweisungen landen aus den Modulen automatisch im richtigen Ordner.
- 3
Eigene Dokumente ergänzen
Bestellungen, Verträge, Behördenschreiben oder Gutachten lädst du hoch – vom Rechner oder mit der App fotografiert – und versiehst sie mit Schlagworten und Gültigkeit.
- 4
Finden und vorlegen
Volltextsuche über alle Dokumente, Zugriffsrechte je Rolle und Standort. Für Audits stellst du mit wenigen Klicks eine Mappe zusammen oder gibst Prüfenden Lesezugriff.
Aufbewahrungspflichten im Arbeitsschutz
Viele Nachweise müssen aufbewahrt werden: Prüfprotokolle mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 17 Betriebssicherheitsverordnung), Verbandbuch fünf Jahre (DGUV Vorschrift 1), Vorsorgekartei bis zum Ende der Beschäftigung, Expositionsverzeichnisse bis zu 40 Jahre (§ 14 Gefahrstoffverordnung). Wer Dokumente strukturiert und mit Zugriffsrechten ablegt, erfüllt Nachweis- und Datenschutzpflichten zugleich.
Häufige Fragen zum Modul
Wo werden die Dokumente gespeichert?
Bei IONOS in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung. Details stehen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
Gibt es eine Begrenzung für Speicherplatz?
Die Tarife enthalten ein großzügiges Kontingent, das für die üblichen Nachweise eines Standorts ausreicht. Für umfangreiche Archive erweitern wir den Speicher nach Bedarf.
Kann ich Dokumente mit Gültigkeitsdatum versehen?
Ja. Dokumente mit Ablaufdatum – etwa Bestellungen, Zertifikate oder Prüfbescheinigungen – erinnern rechtzeitig vor Ablauf.
Wie bekomme ich meine Dokumente bei einem Wechsel heraus?
Jederzeit als vollständiger Export in der Ordnerstruktur, inklusive Metadaten. Ihr bleibt Eigentümer eurer Daten.
Module, die dazu passen
Alle Module greifen ineinander – Maßnahmen, Nachweise und Fristen laufen zentral zusammen.
Prüfverzeichnis
Prüffristen und Nachweise im Griff
Modul ansehenASA-Protokolle
Arbeitsschutzausschuss einfach dokumentieren
Modul ansehenGefahrstoffmanagement
SDB, KI-Extraktion, Freigaben
Modul ansehen
Modul live sehen
In einer Demo zeigen wir dir das Modul mit euren Beispielen – in 30 Minuten, ohne Verpflichtung.
