Fremdfirmenmanagement: Fremdfirmen koordinieren, einweisen und dokumentieren
Wartungsfirma, Reinigungsdienst, Handwerker: Sobald Fremdfirmen im Betrieb arbeiten, haben beide Seiten Pflichten. Wie du Fremdfirmen auswählst, einweist, koordinierst und nachweist, dass alles geregelt war.
Zuletzt aktualisiert am 8 Minuten LesezeitAMS Go Redaktion
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Ort, müssen die Arbeitgeber zusammenarbeiten und sich über Gefährdungen abstimmen (§ 8 ArbSchG, § 6 DGUV Vorschrift 1).
- Der Auftraggeber muss sich vergewissern, dass die Fremdbeschäftigten angemessene Anweisungen zu den Gefahren in seinem Betrieb erhalten haben, und die Fremdfirma bei ihrer Gefährdungsbeurteilung unterstützen (§ 8 Abs. 2 ArbSchG, § 5 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1).
- Können sich die Arbeiten gegenseitig gefährden, wird eine Person bestimmt, die sie aufeinander abstimmt – bei besonderen Gefahren mit Weisungsbefugnis.
- Bewährt haben sich schriftliche Sicherheitsregeln, eine dokumentierte Einweisung vor Arbeitsbeginn, Erlaubnisscheine für gefährliche Arbeiten und eine Übersicht, wer sich auf dem Gelände befindet.
Wer wofür verantwortlich ist
Wenn eine Fremdfirma im Betrieb arbeitet, bleibt jeder Arbeitgeber für seine eigenen Beschäftigten verantwortlich. Die Fremdfirma beurteilt die Gefährdungen ihrer Tätigkeit und unterweist ihre Leute. Der Auftraggeber kennt aber die Gefahren seines Betriebs – Anlagen, Gefahrstoffe, Verkehrswege, Notfallabläufe – und muss dieses Wissen weitergeben.
Fremdfirma sorgfältig auswählen und Sicherheitsanforderungen im Auftrag festlegen
FremdfirmaGefährdungsbeurteilung für die eigene Tätigkeit erstellen
über betriebsspezifische Gefahren informieren und bei der Gefährdungsbeurteilung unterstützen
Fremdfirmaeigene Beschäftigte unterweisen, PSA und geeignete Arbeitsmittel stellen
Einweisung vor Ort sicherstellen, Zugang und Erlaubnisse regeln
Fremdfirmadie Regeln des Auftraggebers einhalten
Arbeiten bei gegenseitiger Gefährdung koordinieren
FremdfirmaGefahren, die von den eigenen Arbeiten ausgehen, mitteilen
bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahren für Aufsicht sorgen
FremdfirmaUnfälle und Beinaheunfälle melden
Fremdfirmen auswählen und beauftragen
- Fachkunde und Zuverlässigkeit prüfen: Qualifikationen, Zertifikate, Referenzen
- Sicherheitsanforderungen schriftlich in den Auftrag aufnehmen, etwa über eine Fremdfirmenordnung
- Ansprechpersonen auf beiden Seiten festlegen
- klären, ob Subunternehmer eingesetzt werden – und dass die Regeln auch für sie gelten
- bei wiederkehrenden Aufträgen die Sicherheitsleistung regelmäßig bewerten
Einweisung vor Arbeitsbeginn
Bevor Fremdbeschäftigte loslegen, müssen sie die Gefahren am Einsatzort kennen. Der Auftraggeber muss sich vergewissern, dass sie angemessene Anweisungen erhalten haben (§ 8 Abs. 2 ArbSchG). In der Praxis gehört dazu eine Einweisung mit Nachweis:
- Gefahren am Einsatzort: Anlagen, Gefahrstoffe, Verkehr, Absturzstellen
- Verhalten im Notfall: Alarm, Fluchtwege, Sammelstelle, Erste Hilfe, Notrufnummern
- betriebliche Regeln: PSA-Pflicht, Rauchverbot, Fahrwege, Foto- und Zutrittsregeln
- Ansprechpartner und Meldewege bei Mängeln oder Unfällen
- freigegebene Arbeitsbereiche und Arbeitszeiten
Koordination bei gegenseitiger Gefährdung
Können sich die Arbeiten gegenseitig gefährden – etwa Schweißarbeiten neben einem Lösemittellager oder Kranarbeiten über einem Verkehrsweg –, bestimmen die Unternehmer eine Person, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Zur Abwehr besonderer Gefahren wird sie mit Weisungsbefugnis ausgestattet (§ 6 DGUV Vorschrift 1).
Tätigkeiten mit besonderen Gefahren werden außerdem von Aufsichtführenden überwacht, die die festgelegten Schutzmaßnahmen durchsetzen. Auftraggeber und Fremdfirma klären gemeinsam, wer diese Aufsicht stellt (§ 5 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1). Auf Baustellen mit mehreren Arbeitgebern gilt zusätzlich die Baustellenverordnung mit dem Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator (SiGeKo).
Erlaubnisscheine für gefährliche Arbeiten
Für Arbeiten mit besonderen Gefahren hat sich ein Erlaubnisschein-Verfahren bewährt: Die Arbeit beginnt erst, wenn eine verantwortliche Person des Betriebs die Schutzmaßnahmen geprüft und schriftlich freigegeben hat. Typische Fälle:
- Feuerarbeiten wie Schweißen, Trennschleifen und Löten außerhalb dafür eingerichteter Bereiche
- Arbeiten in Behältern und engen Räumen
- Arbeiten an elektrischen Anlagen
- Arbeiten mit Absturzgefahr, etwa auf Dächern
- Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen
Der Erlaubnisschein hält fest, wer was wo und wann tut, welche Maßnahmen getroffen wurden – Brandwache, Freimessen, Abschalten und Sichern – und wer die Arbeiten nach Abschluss abnimmt.
Dokumentation: was du nachweisen solltest
- Auftrag mit Sicherheitsanforderungen
- Einweisungsnachweise je Person mit Datum und Inhalten
- Gefährdungsbeurteilung oder Arbeitsplan der Fremdfirma für die konkreten Arbeiten
- Benennung von Koordinator und Aufsichtführenden
- Erlaubnisscheine für gefährliche Arbeiten
- An- und Abmeldung: wer war wann auf dem Gelände
- Mängel, Unfälle und Beinaheunfälle während der Arbeiten
Nach einem Unfall fragen Berufsgenossenschaft und Behörden genau nach diesen Unterlagen. Fehlen sie, lässt sich kaum belegen, dass der Auftraggeber seine Pflichten erfüllt hat.
Checkliste: Fremdfirmenmanagement
- Fremdfirmen nach Fachkunde und Zuverlässigkeit ausgewählt
- Sicherheitsanforderungen im Auftrag festgelegt
- Ansprechpersonen auf beiden Seiten benannt
- Betriebsspezifische Gefahren an die Fremdfirma übermittelt
- Einweisung vor Arbeitsbeginn durchgeführt und dokumentiert
- Koordinator bei gegenseitiger Gefährdung bestimmt
- Erlaubnisscheine für Feuer-, Behälter- und Elektroarbeiten eingeführt
- An- und Abmeldung geregelt, Anwesende jederzeit bekannt
- Abnahme nach Abschluss der Arbeiten
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Häufige Fragen
Wer haftet bei einem Unfall eines Fremdfirmen-Mitarbeiters?
Das hängt vom Einzelfall ab. Die Fremdfirma ist für ihre Beschäftigten verantwortlich, der Auftraggeber für die Gefahren seines Betriebs, die Information und – bei gegenseitiger Gefährdung – die Koordination. Wer diese Pflichten nachweislich erfüllt hat, ist im Ernstfall deutlich besser aufgestellt.
Müssen Fremdfirmen unterwiesen werden?
Die Fremdfirma unterweist ihre Beschäftigten selbst. Der Auftraggeber muss sich aber vergewissern, dass diese angemessene Anweisungen zu den Gefahren in seinem Betrieb erhalten haben (§ 8 Abs. 2 ArbSchG) – in der Praxis durch eine Einweisung vor Ort mit Nachweis.
Wann brauche ich einen Koordinator?
Wenn sich die Arbeiten verschiedener Unternehmen gegenseitig gefährden können (§ 6 DGUV Vorschrift 1). Bei besonderen Gefahren erhält die Person Weisungsbefugnis. Auf Baustellen ist unter bestimmten Voraussetzungen ein SiGeKo nach Baustellenverordnung vorgeschrieben.
Was ist ein Erlaubnisschein?
Eine schriftliche Freigabe für gefährliche Arbeiten wie Schweißen, Arbeiten in Behältern oder an elektrischen Anlagen. Er legt die Schutzmaßnahmen fest und wird von einer verantwortlichen Person des Betriebs unterschrieben, bevor die Arbeit beginnt.
Gilt das auch für Reinigungskräfte und Handwerker?
Ja. Die Pflichten gelten für alle Fremdfirmen, unabhängig von Branche und Dauer des Einsatzes. Umfang und Tiefe der Einweisung richten sich nach der Gefährdung.
Begriffe aus dem Lexikon
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