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Kostenlose Vorlage · Arbeitsmedizin

Vorsorgekartei Vorlage (PDF & Excel) nach § 3 ArbMedVV

Excel-Vorsorgekartei mit Anlass, Vorsorgeart, Terminen und automatischem Fälligkeitsstatus, Blättern zu Vorsorgeanlässen und Fristen nach AMR 2.1 – dazu ein PDF-Karteiblatt je Beschäftigtem mit Kopie beim Ausscheiden. Ohne Befunde.

Stand PDF und ExcelAMS Go Redaktion

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Sobald in deinem Betrieb arbeitsmedizinische Vorsorge stattfindet, musst du eine Vorsorgekartei führen – mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Die Kartei darf ausdrücklich automatisiert geführt werden, eine Excel-Tabelle reicht also aus. Befunde und Diagnosen gehören nicht hinein: Von der Ärztin oder dem Arzt erhältst du nur die Vorsorgebescheinigung (§ 6 Abs. 3 Nr. 3 ArbMedVV).

Die Vorlage bildet genau das ab: je Beschäftigtem und Anlass eine Zeile mit Vorsorgeart, Datum des Angebots oder der Veranlassung, Datum der Vorsorge und nächstem Termin aus der Bescheinigung. Eine Statusspalte zeigt, was überfällig oder in den nächsten 60 Tagen fällig ist. Dazu kommen typische Anlässe aus dem Anhang der ArbMedVV, die Höchstfristen der AMR 2.1 und ein PDF-Karteiblatt für die Papierablage – mit Abschnitt für die Kopie, die Beschäftigte beim Ausscheiden erhalten.

Das enthält die Vorlage

  • Excel-Vorsorgekartei mit Auswahllisten für Vorsorgeanlass und Vorsorgeart (Pflicht-, Angebots-, Wunschvorsorge)
  • Statusspalte per Formel: überfällig, fällig in 60 Tagen, aktuell, veranlasst oder offen
  • Blatt mit 22 typischen Vorsorgeanlässen aus dem Anhang der ArbMedVV samt Fundstelle
  • Blatt mit den Höchstfristen der AMR 2.1 für erste, zweite und jede weitere Vorsorge
  • PDF-Karteiblatt je Beschäftigtem mit Abschnitt für Ausscheiden, Kopie und nachgehende Vorsorge

So nutzt du die Vorlage

  1. 1

    Anlässe ermitteln

    Lege mit der Betriebsärztin oder dem Betriebsarzt anhand der Gefährdungsbeurteilung fest, welche Tätigkeiten Pflicht- oder Angebotsvorsorge auslösen. Das Blatt „Vorsorgeanlässe“ hilft beim Abgleich mit dem Anhang der ArbMedVV.

  2. 2

    Vorsorge veranlassen oder anbieten

    Pflichtvorsorge muss stattgefunden haben, bevor jemand die Tätigkeit aufnimmt. Angebotsvorsorge bietest du persönlich schriftlich oder in Textform an, etwa per E-Mail (AMR 5.1), und trägst das Datum ein – auch nach einer Ablehnung bietest du sie regelmäßig erneut an.

  3. 3

    Bescheinigung übertragen

    Übernimm aus der Vorsorgebescheinigung Datum, Anlass und nächsten Termin. Die Statusspalte zeigt, wann die nächste Vorsorge ansteht. Die Bescheinigungen legst du geschützt ab und beschränkst den Zugriff auf wenige Personen.

Vorsorgekartei in AMS GoDas geplante Modul Vorsorgekartei (geplant Q4 2026) soll Vorsorgeanlässe, Termine und Vorsorgebescheinigungen je Beschäftigtem bündeln und rechtzeitig an die nächste Vorsorge erinnern – ohne medizinische Befunde.

Rechtsgrundlagen

  • § 3 Abs. 4 ArbMedVV: Vorsorgekartei mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat; Aufbewahrung und Kopie beim Ausscheiden
  • §§ 4, 5 und 5a ArbMedVV: Pflichtvorsorge veranlassen, Angebotsvorsorge anbieten, Wunschvorsorge ermöglichen
  • § 6 Abs. 3 Nr. 3 ArbMedVV: Vorsorgebescheinigung für Beschäftigte und Arbeitgeber, mit Angabe der nächsten Vorsorge
  • Anhang der ArbMedVV: Anlässe für Pflicht- und Angebotsvorsorge
  • AMR 2.1: Fristen für die Veranlassung und das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorge

Häufige Fragen

Was darf in der Vorsorgekartei stehen?

Nur organisatorische Angaben: wer wann aus welchem Anlass an welcher Vorsorgeart teilgenommen hat, dazu der nächste Termin aus der Bescheinigung. Ergebnis und Befunde hält die Ärztin oder der Arzt fest und stellt sie nur der oder dem Beschäftigten auf Wunsch zur Verfügung (§ 6 Abs. 3 ArbMedVV) – der Arbeitgeber erfährt sie nicht. Die Vorlage hat deshalb keine Spalte für Ergebnisse, und auch in die Bemerkung gehören keine Gesundheitsangaben.

Wie lange muss die Vorsorgekartei aufbewahrt werden?

Bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses; danach werden die Angaben gelöscht, soweit Rechtsvorschriften oder Arbeitsmedizinische Regeln nichts anderes bestimmen. Beim Ausscheiden erhält die Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Ist nachgehende Vorsorge anzubieten, etwa nach Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B, überträgst du diese Pflicht am Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf den Unfallversicherungsträger und überlässt ihm die Unterlagen in Kopie, sofern die Person eingewilligt hat (§ 5 Abs. 3 ArbMedVV).

Wann ist die nächste Vorsorge fällig?

Maßgeblich ist die Angabe in der Vorsorgebescheinigung. Die AMR 2.1 legt Höchstfristen fest: erste Vorsorge innerhalb von drei Monaten vor Aufnahme der Tätigkeit, zweite spätestens nach 12 Monaten – nach 6 Monaten bei sensibilisierenden Stoffen und Feuchtarbeit, nach 24 Monaten bei Tätigkeiten in den Tropen – und jede weitere spätestens nach 36 Monaten. Kürzere Fristen sind zulässig, längere nicht.

Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.

Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen

Das passende Modul ist bei AMS Go in Umsetzung. Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüffristen und Maßnahmen organisierst du schon heute in einem System – und das neue Modul kannst du als Pilotkunde mitgestalten.

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