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Substitutionsprüfung Vorlage (PDF & Excel) nach TRGS 600

Formular und Excel-Tabelle für die Substitutionsprüfung – mit Ausgangslage, Recherchequellen, Vergleich von Ist-Stoff und bis zu drei Alternativen nach 13 Kriterien, Entscheidung mit den Standardsätzen der TRGS 600, Begründung und Termin der erneuten Prüfung.

Stand PDF und ExcelAMS Go Redaktion

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Der Arbeitgeber muss in der Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob Gefahrstoffe oder Verfahren durch weniger gefährliche ersetzt werden können, und auf dieser Grundlage vorrangig substituieren (§ 6 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 und § 7 Abs. 3 Gefahrstoffverordnung). Das Ergebnis ist zu dokumentieren; sind Schutzmaßnahmen nach § 9 oder § 10 nötig, muss ein Verzicht auf eine technisch mögliche Substitution begründet werden (§ 6 Abs. 8).

Die Vorlage führt in einer eigenen Struktur durch das Vorgehen der TRGS 600: Ausgangslage und Funktion des Stoffes, Recherche, Vergleich von Ist-Zustand und Alternativen nach Gesundheits-, Brand-, Explosions- und Umweltgefahren, technischer Eignung und betrieblichen Faktoren, Entscheidung, Begründung und Folgeschritte. In Excel führst du zusätzlich ein Register aller Prüfungen mit automatisch berechnetem Termin für die Wiederholung.

Das enthält die Vorlage

  • Dreiseitiges PDF im Querformat mit Kopfdaten, Ausgangslage und Checkliste der Recherchequellen
  • Vergleichstabelle für Ist-Zustand und bis zu drei Alternativen mit 13 vorgegebenen Kriterien
  • Entscheidung mit den Standardsätzen der TRGS 600, Begründungsfeld und Plan der Folgeschritte
  • Excel-Register mit Auswahllisten für Ergebnis und Maßnahmenbedarf und automatischer Berechnung der nächsten Prüfung
  • Zweites Tabellenblatt für den Vergleich nach Kriterien mit Bewertung von ++ bis – –

So nutzt du die Vorlage

  1. 1

    Ausgangslage festhalten

    Beschreibe den verwendeten Stoff oder das Verfahren mit Einstufung, Menge, Dauer und Funktion im Prozess. Kläre, ob Schutzmaßnahmen nach § 9 oder § 10 GefStoffV nötig sind – dann ist ein Verzicht auf eine mögliche Substitution zu begründen.

  2. 2

    Alternativen suchen und vergleichen

    Recherchiere in Ersatzstoff-TRGS, Branchenlösungen, Datenbanken und beim Lieferanten, auch nach Ersatzverfahren. Trage Ist-Zustand und Alternativen in die Vergleichstabelle ein und vergleiche immer nur innerhalb eines Kriteriums; die Angaben stehen vor allem in den Abschnitten 2, 9 und 11 des Sicherheitsdatenblatts.

  3. 3

    Entscheiden und Termin setzen

    Kreuze den passenden Standardsatz an, begründe die Entscheidung und plane die Folgeschritte – vom Probebetrieb bis zur Unterweisung. Lege fest, bis wann die Prüfung wiederholt wird, und übernimm das Ergebnis in Gefährdungsbeurteilung und Gefahrstoffverzeichnis.

Gefahrstoffmanagement in AMS GoSicherheitsdatenblätter hochladen, Einstufung und H-Sätze per KI mit Quellenangabe auslesen und Gefahrstoffe nach Standort, Abteilung oder Einsatzgebiet zuordnen und freigeben.

Rechtsgrundlagen

  • § 6 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 Gefahrstoffverordnung: Möglichkeiten einer Substitution als Teil der Gefährdungsbeurteilung
  • § 6 Abs. 8 Satz 2 Nr. 2 und 3 Gefahrstoffverordnung: Ergebnis der Substitutionsprüfung und Begründung eines Verzichts dokumentieren
  • § 7 Abs. 3 Gefahrstoffverordnung: vorrangige Substitution durch nicht oder weniger gefährliche Stoffe oder Verfahren
  • § 18 Abs. 3 Gefahrstoffverordnung: Ergebnis der Substitutionsprüfung bei krebserzeugenden, keimzellmutagenen und reproduktionstoxischen Stoffen der Kategorie 1A oder 1B der Behörde auf Verlangen mitteilen
  • TRGS 600 „Substitution“: Vorgehen, Leitkriterien, Spaltenmodell, Abwägungsgründe und Dokumentation

Häufige Fragen

Reicht ein Vermerk in der Gefährdungsbeurteilung?

Ja, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Die TRGS 600 empfiehlt, das Ergebnis zusammen mit der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren, zum Beispiel über zusätzliche Spalten im Gefahrstoffverzeichnis mit Zeitpunkt, Ergebnis und Fundstelle. Bei aufwendigeren Entscheidungen – etwa wenn eine mögliche Substitution nicht umgesetzt wird – hilft ein eigenes Formular wie diese Vorlage, die Abwägung nachvollziehbar festzuhalten.

Was ist das Spaltenmodell?

Eine Bewertungshilfe aus Anhang 2 der TRGS 600: Ist-Stoff und Alternative werden in Spalten wie akute und chronische Gesundheitsgefahren, Umweltgefahren, Brand und Explosion, Freisetzungsverhalten und Verfahren jeweils einer Stufe von „sehr hoch“ bis „vernachlässigbar“ zugeordnet. Verglichen wird nur innerhalb einer Spalte; liegt die Alternative zwei oder mehr Stufen günstiger, braucht es wichtige Gründe, sie nicht einzusetzen.

Wann muss ich die Substitutionsprüfung wiederholen?

Eine feste Frist gibt es nicht. Die Prüfung ist Teil der Gefährdungsbeurteilung, die regelmäßig überprüft und bei maßgeblichen Veränderungen oder neuen Informationen umgehend aktualisiert wird (§ 6 Abs. 10 GefStoffV). Trage einen Termin für die erneute Prüfung ein und prüfe früher, wenn neue Ersatzprodukte, Technische Regeln oder geänderte Einstufungen bekannt werden.

Die Vorlage darf im eigenen Betrieb und für eigene Kunden frei verwendet und angepasst werden. Sie gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder.

Nie wieder eine Frist in einer Tabelle suchen

In AMS Go liegt das, was diese Vorlage abbildet, in einem System mit Erinnerungen, Historie und Nachweisen auf Knopfdruck – mobil und mit KI-Unterstützung.

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