ISO 45001: Arbeitsschutzmanagementsystem einführen und zertifizieren

Was ist ISO 45001?

ISO 45001 ist die internationale Norm für Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen seinen Arbeitsschutz systematisch plant, umsetzt, überprüft und verbessert, um arbeitsbedingte Verletzungen und Erkrankungen zu verhindern. Konkrete technische Schutzmaßnahmen schreibt sie nicht vor – die kommen weiterhin aus Gesetzen, Verordnungen und dem Regelwerk der Unfallversicherungsträger.

Die Norm erschien am 12. März 2018 und löste den britischen Standard BS OHSAS 18001 ab. Für den Umstieg galt eine Übergangsfrist von drei Jahren, die wegen der Corona-Pandemie um sechs Monate bis zum 30. September 2021 verlängert wurde. In Deutschland gilt sie heute als DIN EN ISO 45001:2023 – eine inhaltlich unveränderte Übernahme als Europäische Norm. Seit einer Ergänzung von 2024 muss jedes Unternehmen außerdem prüfen, ob der Klimawandel für sein Managementsystem ein relevantes Thema ist.

Aufbau der Norm: PDCA und Abschnitte 4 bis 10

ISO 45001 folgt der einheitlichen Grundstruktur der ISO-Managementsystemnormen (Harmonized Structure, früher High Level Structure). Wer bereits nach ISO 9001 oder ISO 14001 arbeitet, findet dieselbe Gliederung wieder und kann Prozesse wie Dokumentenlenkung, interne Audits und Managementbewertung gemeinsam nutzen. Die Abschnitte 1 bis 3 enthalten Anwendungsbereich, Verweise und Begriffe; die Anforderungen stehen in den Abschnitten 4 bis 10:

• Abschnitt 4

  ThemaKontext der Organisation

  Worum es in der Praxis gehtInterne und externe Themen, Erwartungen von Beschäftigten, Behörden, Berufsgenossenschaft und Kunden, Geltungsbereich des Systems

• Abschnitt 5

  ThemaFührung und Beteiligung der Beschäftigten

  Worum es in der Praxis gehtVerantwortung der obersten Leitung, Arbeitsschutzpolitik, Rollen, Konsultation und Beteiligung

• Abschnitt 6

  ThemaPlanung

  Worum es in der Praxis gehtGefährdungen, Risiken und Chancen, rechtliche Verpflichtungen, Ziele und Maßnahmenplanung

• Abschnitt 7

  ThemaUnterstützung

  Worum es in der Praxis gehtRessourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Kommunikation und dokumentierte Information

• Abschnitt 8

  ThemaBetrieb

  Worum es in der Praxis gehtSchutzmaßnahmen nach Rangfolge, Änderungsmanagement, Beschaffung, Fremdfirmen, Notfallvorsorge

• Abschnitt 9

  ThemaBewertung der Leistung

  Worum es in der Praxis gehtÜberwachung und Kennzahlen, Bewertung der Rechtskonformität, interne Audits, Managementbewertung

• Abschnitt 10

  ThemaVerbesserung

  Worum es in der Praxis gehtVorfälle und Abweichungen untersuchen, Korrekturmaßnahmen, fortlaufende Verbesserung

Dahinter steht der PDCA-Zyklus: Planen (Abschnitt 6), Umsetzen (7 und 8), Prüfen (9) und Verbessern (10). Führung und Beteiligung der Beschäftigten (5) bilden den Kern, der Kontext der Organisation (4) den Rahmen.

Beteiligung und Konsultation der Beschäftigten

Die Einbindung der Beschäftigten hat in ISO 45001 deutlich mehr Gewicht als beim Vorgänger OHSAS 18001 – sie steht sogar im Titel von Abschnitt 5. Die Norm unterscheidet zwischen Konsultation, also der Meinung der Beschäftigten vor einer Entscheidung, und Beteiligung, also der Mitwirkung an Entscheidungen. Ausdrücklich gemeint sind auch Beschäftigte ohne Führungsaufgabe. Typische Themen:

• Gefährdungen ermitteln und Schutzmaßnahmen festlegen
• Unfälle und Beinaheunfälle untersuchen
• Ziele und zu überwachende Kennzahlen festlegen
• Schulungs- und Unterweisungsbedarf bestimmen
• Hindernisse abbauen, etwa Sprachbarrieren oder die Angst vor Nachteilen bei Meldungen

In deutschen Betrieben gibt es dafür bereits Strukturen: den Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG, die Sicherheitsbeauftragten und – wo vorhanden – den Betriebsrat, der bei Regelungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mitbestimmt. Ein Managementsystem sollte diese Gremien nutzen, statt Parallelstrukturen aufzubauen.

ISO 45001 und gesetzliche Pflichten

Die Norm ersetzt keine einzige gesetzliche Pflicht. Das nationale Vorwort der deutschen Fassung stellt klar, dass sie neben den europäischen und nationalen Arbeitsschutzvorschriften nur eine ergänzende Rolle spielen kann. Sie hilft aber, diese Pflichten systematisch und nachweisbar zu erfüllen:

• Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation (§§ 5, 6 ArbSchG)

  Wo sie im Managementsystem auftauchtPlanung: Gefährdungen und Risiken bewerten

• Geeignete Organisation und Mittel (§ 3 Abs. 2 ArbSchG)

  Wo sie im Managementsystem auftauchtFührung, Rollen und Ressourcen

• Unterweisung (§ 12 ArbSchG)

  Wo sie im Managementsystem auftauchtUnterstützung: Kompetenz und Bewusstsein

• Erste Hilfe und Notfallmaßnahmen (§ 10 ArbSchG)

  Wo sie im Managementsystem auftauchtBetrieb: Notfallvorsorge

• Wirksamkeitskontrolle und Anpassung (§ 3 Abs. 1 ArbSchG)

  Wo sie im Managementsystem auftauchtBewertung der Leistung und Verbesserung

Die Norm verlangt außerdem, rechtliche Verpflichtungen zu ermitteln und ihre Einhaltung regelmäßig zu bewerten – in der Praxis meist mit einem Rechtskataster. Stellt die Zertifizierungsstelle im Audit Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften fest, weist sie das Unternehmen darauf hin. Ein Zertifikat ist also kein Freibrief, sondern setzt die Einhaltung der Vorschriften voraus.

ISO 45001 einführen: Fahrplan in acht Schritten

1. 1

   Entscheidung der Leitung

   Die oberste Leitung beschließt die Einführung, benennt eine verantwortliche Person und stellt Zeit und Budget bereit. Ohne sichtbares Engagement der Leitung trägt kein Managementsystem.

2. 2

   Bestandsaufnahme

   Die vorhandene Organisation mit den Anforderungen abgleichen: Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüfungen, Arbeitsschutzausschuss, Notfallorganisation. Meist fehlt es weniger an Inhalten als an System und Nachweisen.

3. 3

   Kontext, Geltungsbereich und Politik

   Standorte und Tätigkeiten festlegen, interessierte Parteien und ihre Erwartungen bestimmen, die Klimafrage bewerten und die Arbeitsschutzpolitik formulieren.

4. 4

   Gefährdungen, Rechtspflichten und Ziele

   Gefährdungsbeurteilungen vervollständigen, ein Rechtskataster aufbauen und messbare Ziele mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Terminen festlegen.

5. 5

   Prozesse und Dokumentation

   Abläufe für Unterweisung, Prüfungen, Fremdfirmen, Beschaffung, Änderungen, Notfälle und Unfalluntersuchung festlegen – so viel dokumentieren wie nötig, nicht so viel wie möglich.

6. 6

   Beschäftigte einbinden und schulen

   Führungskräfte zu ihren Pflichten schulen, Beschäftigte informieren und Konsultation und Beteiligung über Arbeitsschutzausschuss, Sicherheitsbeauftragte und Betriebsrat organisieren.

7. 7

   System leben und intern auditieren

   Das System einige Monate im Alltag anwenden, Kennzahlen erheben, ein vollständiges internes Audit durchführen und Abweichungen beheben.

8. 8

   Managementbewertung und Zertifizierung

   Die Leitung bewertet Ergebnisse, Ziele und Ressourcen. Danach folgt – wenn gewünscht – das Zertifizierungsaudit.

Ablauf der Zertifizierung

Die Zertifizierung ist freiwillig. Sie wird von Zertifizierungsstellen durchgeführt, die für ISO 45001 akkreditiert sind – in Deutschland durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Der Ablauf folgt den internationalen Regeln für Zertifizierungsstellen (ISO/IEC 17021-1):

• Stufe-1-Audit

  InhaltPrüfung der Dokumentation, des Umsetzungsstands und der Bereitschaft für das Hauptaudit

  Zeitpunktvor dem Stufe-2-Audit

• Stufe-2-Audit

  InhaltPrüfung vor Ort, ob das System wirksam umgesetzt ist – mit Begehungen und Gesprächen mit Beschäftigten

  Zeitpunktdanach Entscheidung über das Zertifikat

• Überwachungsaudit

  InhaltPrüfung wesentlicher Teile wie interne Audits, Managementbewertung, Vorfälle und Verbesserungen

  Zeitpunkterstes spätestens zwölf Monate nach der Entscheidung, dann mindestens einmal je Kalenderjahr

• Rezertifizierung

  Inhalterneute vollständige Prüfung des Systems

  Zeitpunktvor Ablauf der dreijährigen Gültigkeit

Zertifizierer erwarten in der Regel, dass bis zum Stufe-2-Audit interne Audits und eine Managementbewertung abgeschlossen sind. Festgestellte Abweichungen behebt das Unternehmen mit Korrekturmaßnahmen; schwerwiegende Abweichungen müssen vor der Erteilung des Zertifikats geklärt sein.

Lohnt sich ISO 45001? Nutzen, Aufwand und Alternativen

• Klare Zuständigkeiten und weniger vergessene Fristen, weil Pflichten in festen Abläufen verankert sind
• Nachweis gegenüber Kunden, Konzernmüttern und in Ausschreibungen
• Überblick über rechtliche Pflichten, weil sie regelmäßig ermittelt und bewertet werden
• Gemeinsame Prozesse und Audits mit ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001

Dem stehen der interne Aufwand für Aufbau und Pflege des Systems, Schulungen und interne Audits sowie die Kosten der Zertifizierungsstelle gegenüber. Die Audittage kalkulieren Zertifizierungsstellen nach Beschäftigtenzahl, Standorten und Gefährdungsniveau – ein belastbares Angebot gibt es deshalb nur auf Anfrage.

Checkliste: Bereit für das Zertifizierungsaudit?

• Geltungsbereich, Kontext und interessierte Parteien bestimmt
• Klimawandel als Thema bewertet und Entscheidung begründet
• Arbeitsschutzpolitik und messbare Ziele von der Leitung freigegeben
• Gefährdungsbeurteilungen vollständig und aktuell
• Rechtliche Verpflichtungen ermittelt und Einhaltung bewertet
• Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten organisiert
• Internes Audit durchgeführt und Abweichungen bearbeitet
• Managementbewertung abgeschlossen und dokumentiert

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